Как более продуктивно работать в Excel

excelДоброго дня, друзья. Давайте разберем сегодня основное, я бы сказал, кармическое предназначение . А именно, как же начать (или, с чего начать) эффективно работать в и что такое формула в ?

Никто не спорит, что работая в Excel, как нигде больше, можно размещать данные в таблицах и выводить их красиво на печать. Но выло бы большим, читай – смертным, грехом использовать его только для этого. Это все равно как купить калькулятор и использовать его как табло для цифр. Так вот, Excel – это, прежде всего, мощный вычислительный комплекс, позволяющий обрабатывать и анализировать внесенные в таблицы данные. Давайте рассмотрим, как, работая в Excel, заставить его выполнять вычисления.

Как вы уже, наверняка, знаете (или догадываетесь 🙂 ), в ячейки Excel можно поместить такие данные: числа, текст, даты и формулы.

Как же Excel отличает формулы от других данных? Очень просто, по знаку равенства. Представьте, что ячейка, это некая переменная, отображающая результат вычисления. Следовательно, если приравнять ее к какому-то выражению (например, записать в ней =3+2), то результат в виде числа 5 отобразится в ячейке. А если знак равенства убрать, то в ячейке будет видно надпись 3+2. Попробуйте.

Адрес ячейки Excel

Как я уже отметил, ячейку удобно представлять как переменную (как X или Y в математике). Стало быть, записывая в ячейку данные, мы присваиваем их значение ячейке-переменной. Каждая ячейка имеет в таблице свой определенный адрес, который определяется как в шахматах по пересечению столбца и строки. Так, ячейка, расположенная на пересечении столбца В и пятой строки имеет адрес (он же ее имя) В5. Фактически это как бы переменная В5.

Это наиболее привычный нам формат адреса ячеек Excel. Но можно встретить и RC-формат, который устанавливается в настройках табличного редактора. RC расшифровывается как Row (строка) и Column (столбец). Ниже на рисунке показано, где в параметрах устанавливается (или отключается) переключение форматов ссылок. Таким образом, для той же ячейки В5 адрес в этом формате будет выглядеть как R5C2 (5-я строка и 2-й столбец). Так, с адресацией, надеюсь, разобрались.

Переключение на RC-формат

Переключение на RC-формат

Заставляем Excel считать

Как уже отмечалось, чтобы отобразить в ячейке расчетные данные, нужно записать в нее знак равенства и математическое выражение. Но, не будем же мы каждый раз переписывать наше выражение, изменяя в нем цифры. Гораздо удобней иметь готовую формулу, которая пересчитывает результат, как только в ней изменяются значения. То есть, чтобы записать формулу, суммирующую два числа, в ней можно указать адреса ячеек, в которые эти числа будут подставляться.

Например, поместим в ячейки A1 и В1 числа 5 и 12 соответственно, а в ячейку С1 запишем формулу суммирования =A1+В1. Как только формула будет введена, в ячейке С1 отобразится результат – число 17. Все просто! Если поменять в ячейках A1 и В1 числа на другие, то сумма в ячейке С1 будет автоматически пересчитана.

Нужно отметить, что в формулах Excel могут использоваться различные арифметические операторы: умножения (*), деления (/), сложения (+) и вычитания (-). Если отсутствуют скобки, то их приоритет стандартный, как в математике. Тут они перечислены в порядке убывания приоритета: умножение и деление имеют более высокий приоритет, чем сложение и вычитание. Операторы с одинаковым приоритетом выполняются слева направо. Но, чтобы работая в Excel не ошибиться, можно использовать скобки, тем более, что скобки облегчают чтение и анализ формул.

Внимание! Если в формуле Excel количество закрывающих и открывающих скобок не совпадает, то Excel выдаст сообщение об ошибке и предложит вариант ее исправления.

Относительные ссылки Excel

Выше были рассмотрены относительные ссылки, которые указывают на некоторые ячейки: А1, В1 и др. Их называют относительными, так как при копировании формулы в другую ячейку, содержащиеся в ней формулы изменяются на величину перемещения.

Например, если взять ячейку С1, содержащую формулу =A1+В1, и скопировать в ячейку С2, то формула в последней будет =A2+В2. Если копировать по строкам дальше, то формула будет соответственно изменяться, указывая на ячейки той строки, куда выполняется копирование. Это очень удобно для расчета данных таблицы построчно.

Допустим, есть небольшая табличка с какими-то данными. Достаточно создать формулу в итоговом столбце для 1-й строки и скопировать ее на другие строки протаскиванием. Результаты появятся в итоговом столбце для каждой строки. При этом в адресах ячеек изменятся номера строк на величину перемещения формулы.

Изменение формулы при копировании

Изменение формулы при копировании

Этот прием можно проводить и для копирования в другие столбцы, адреса ячеек в формуле изменят имена столбцов на величину смещения формулы относительно исходной (копируемой).

Абсолютные ссылки Excel

Абсолютные ссылки нужны, если мы хотим указать на ячейку, местоположение которой не должно изменяться при копировании формулы. Абсолютные ссылки ячеек записываются
как $A$1, A$1 или $A1. При этом знак доллара ($) указывает на то, какая часть ссылки зафиксирована. Доллар перед именем столбца фиксирует столбец (при копировании по горизонтали имя столбца меняться не будет), а доллар перед номером строки фиксирует строку (при копировании по столбцу номер строки меняться не будет). Если же знак доллара указан и перед столбцом, и перед строкой, то ссылка останется неизменной при любом копировании.

Для быстрого изменения абсолютной ссылки на относительную используется клавиша F4. Для смена типа достаточно установить текстовый курсор на какую-нибудь ссылку в созданной формуле и нажать несколько раз клавишу F4. После каждого нажатия этой клавиши тип ссылки будет циклично меняться. Например, если установить курсор на ссылку A2 в формуле =A2+В2 и нажимать F4, то она поочередно примет вид: $A$2, A$2, $A2 и опять A2. Достаточно удобно и лучше, чем вручную забивать туда знак доллара.

Чтобы лучше разобраться в различиях ссылок, давайте рассмотрим такой пример: допустим, надо получить в столбце С сумму чисел, указанных в столбцах А и В, умноженную на некоторый коэффициент, размещенный в ячейке D1 и равный 0,5.

Для выполнения этого задания следует в ячейке с адресом С1 разместить формулу, которая будет вычислять данные. Это удобно выполнить, вводя знаки действия с клавиатуры, а адреса ячеек удобно вводить щелчком мыши на нужных ячейках (при этом их адреса будут заноситься в формулу).

Итак, вводим

=(A1+B1)*D1

После этого устанавливаем текстовый курсор на адрес ячейки D1 и нажимая на клавишу F4 делаем ссылку абсолютной – $D$1. После этого формула примет такой вид:

=(A1+B1)*$D$1

Теперь содержимое ячейки можно копировать на весь столбец таблицы с данными. При этом ссылки A1 и B1 будут изменяться на величину смещения, а ссылка $D$1 останется неизменной, благодаря чему значение коэффициента будет браться только из этой ячейки.

Использование абсолютных ссылок

Использование абсолютных ссылок

Обратите внимание, что в ячейке и в строке формул ссылки на ячейки подсвечены разными цветами. Этими же цветами отмечены ячейки, на которые они указывают.

Ссылки на другие листы книги Excel

Следует отметить, что можно также ссылаться и на другие листы текущей книги Excel (вашего файла) точно так же, как и на ячейки текущего листа. Честно говоря, можно ссылаться и на листы других книг (при этом ссылка будет называться внешней ссылкой), но об этом в другой статье.

Например, чтобы записать в ячейку А1 (Лист 1) ссылку на ячейку А15 листа 2, надо проделать следующие действия:

  • установить курсор на ячейку А1 и ввести знак равенства;
  • выполнить щелчок на ярлыке листа «Лист 2» (выполнится переход на этот лист);
  • щелкнуть на ячейке А15 и нажать клавишу Enter;

после этого опять будет выполнен переход на Лист 1 в ячейку А15, где появится формула Excel. =Лист2!А15.

При работе в Excel редактирование формулы выполняется так же, как и редактирование текстовой строки, записанной в ячейку. Т.е. надо курсор Excel (белый крестик) установить на ячейку с формулой и выполнить двойной щелчок мышью или нажать клавишу F2. При этом в формуле появится текстовый курсор и выполняется редактирование.