ПТИЦА-СЕКРЕТАРЬ

Продолжим рассматривать, как обращаться за данными из одного документа Excel к другому при помощи запросов из редактора Excel. То, о чем начали говорить в  предыдущей статье — Запросы в Excel. Часть 1. Я не буду сейчас останавливаться абсолютно на всех опциях этого инструмена, рассмотрим только самое основное на примере таблицы из той же 1-й части.

Итак, напомню, у нас есть таблица Кадры, которая содержится в файле Excel Сотрудники, к которому мы и будем обращаться. Обращаться откуда? Правильно, из другого файла Excel, в который и будет переноситься информация. Для начала разберемся, каким образом можно перекачать из файла в файл информацию в принципе, а потом будем смотреть, как этим процессом управлять.

Итак, создаем некий файл Сотрудники. Заходим в него и обращаемся к команде Из других источников—Из Microsft Query которая расположена в группе команд Получение данных на закладке Данные ленты меню.

Как видно, Excel просто создан для того, чтобы обращаться за данными из различных баз данных (Access, Oracle) и прочих структурированных источников. Это закономерно, ведь так удобнее переносить для обработки большие массивы данных, которые уже хранятся в базах данных.

При активации команды для нас открывается окно Выбор источника данных, в котором на вкладке Базы данных выбираем пункт Excel Files. Посмотрите, чтобы внизу была установлена галочка Использовать мастер запросов.

После нажатия на кнопку Ok, на следующем шаге, в окне Выбор книги вас попросят выбрать имя таблицы Excel (указав к ней путь), к которой мы подключаемся — это Кадры. Она отобразится в этом же окне, в поле Имя базы данных. Ну, я же говорил об их родстве! 😉

Нажатие кнопки Ok запускает мастер запросов Microsft Query и отображает окно Создание запроса, выбор столбцов, где в левой панели видим перечень заголовков столбцов, принадлежащих выбранной таблице (в виде выпадающего списка). Да, как видно, панелей две с кнопками по центру. При помощи этих кнопок слева на право выбираютсятся те столбцы, данные из которых следует перенести и отобразить в нашем файле. Хоть все сразу, хоть по отдельности.

Для иллюстрации выберем такие столбцы:

• Фамилия
• Имя
• Отчество
• Должность
• Отдел

Это будет как бы краткий список сотрудников для каких-то учетов. Вот какой вид будет иметь наше окно с выбранными столбцами:

После этого нажимаем на кнопку Далее. Вот следующий шаг мастера мы пока пропустим и вернемся к нему в следующей статье, там есть о чем рассказать отдельно. После открывается порядок сортировки извлекаемых данных. Да, инструмент позволяет сразу выстроить данные таким образом, чтобы их было удобно воспринимать. Поэтому я тут указал, что в первую очередь выполнить сортировку по Отделам, а после — по Фамилии и Отчеству.

И на последнем шаге указываем, что данные следует вернуть в редактор Excel (детальнее инструмент Microsoft Query тоже позже разберем). Дальше как бы закономерный вопрос системы — нужно указать, в какое место таблицы будем размещать наши данные, указав, как обычно, ячейку левого верхнего угла таблицы.

В итоге будем иметь вот такую таблицу , которая была получена на основе нашей большой таблицы с множеством данных.

Повторюсь, тут было рассказано, как при помощи мастера запросов Microsft Query получать выборки интересующих данных из других, более полных, таблиц.

Подчеркну ещё один момент, чтобы не говорили: «Оооой, это ж такооой головняк, каждый раз отакое творииить…». Увы, есть такие люди с такими заявлениями.

Если данные в исходной (большой) таблице как-то изменились, добавились новые строки или удалились какие-то, а может в строках произошли правки (поменяли данные о сходивших в отпуск), то достаточно на нашей таблице-выборки выполнить щелчок правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Обновить. При этом данные будут считаны повторно и все изменения будут применены к нашей выборке. Данные актуальны!