Как подружиться с Excel

excelМногие рассматривают работу в табличном редакторе Excel только как удобное средство для построения таблиц. В основном это товарищи, которые недавно начали работать на ПК, ну, зачастую и работники пожилого возраста, которым не так просто привыкнуть к новым технологиям.

А на самом деле все не так страшно, главное, уловить принцип работы. Рассмотрим основные постулаты, которыми надо руководствоваться для успешной работе в Excel:

 

1. Правильная организация таблиц с данными.

Об этом было рассказано в статье Оптимизируем таблицу Excel. Таблица, в идеале,  должна иметь лаконичную шапку в одну строку и не содержать в себе объединенных ячеек. Это позволит без проблем указывать на хранящиеся в таблице данные, а также выполнять такие действия, как сортировка и фильтрация. А также даст возможность обращаться к нужным данным из другого документа Excel или базы данных (Access, например).

2. Задание правил хранения данных в ячейке.

Достаточно интересный пункт в том плане, что зачастую об этом моменте пользователю не стоит беспокоиться, так как редактор самостоятельно распознает, какие данные в него записали и сам их организует. Для этого по умолчанию в ячейках задан формат Общий. Однако, если вдруг что-то начинает происходить не так, стоит вмешаться и в ручном режиме все прописать.

3. Понимание принципов адресации данных.

Это важно для выполнения действий над данными, записанными в ячейки. Ведь по аналогии, таблицу Excel можно представить как шахматную доску, а данные в ячейках как фигуры на доске. Что делает шахматист, чтобы указать на какую-то фигуру? Правильно, называет ее адрес на доске – Е4, например. Вот и в Excel, чтобы обратиться к каким-либо данным, следует указать адрес ячейки, в которую они записаны, и в ячейке Е4 может быть записано какое-нибудь число или текст.
А если мы знаем как обратиться к данным, то сможем выполнять над ними любые действия, от простого сложения двух ячеек, до сложных функций, вложенных друг в друга.

Если вы разберетесь в этих нехитрых правилах, то гарантированно сможете успешно использовать редактор Excel в своей работе.