Копируем в Excel оптимально

СупервставкаПри работе в редакторе Excel может возникнуть ситуация, когда для облегчения труда требуется скопировать уже отформатированную, с настроенными под ширину листа столбцами, таблицу, с  на другой лист или в другой файл. Вот тут-то начинаются сюрпризы. Например, надо скопировать некую таблицу:

Исходная таблица

Исходная таблица

При выполнении стандартной операции копирования Копировать – Вставить (Ctrl+CCtrl+V) получаем таблицу, но вид у нее немного не тот. 🙂

Копирование Ctrl+C - Ctrl+V

Копирование Ctrl+C — Ctrl+V

Дело в том, что при обычном копировании Excel переносит данные, форматирование ячейки (обрамление и заливку), но ширину столбца и строки оставляет ту, которая установлена на листе, в который выполняется вставка. В результате надо продолжать работы по растягиванию и сжиманию столбцов и строк, чтобы поместить таблицу на листе или привести ее в удобный для работы вид.

Рассмотрим, как избежать этих неприятностей, тем более что есть несколько обходных путей.

Первый вариант.

Оптимален, если требуется перенести всю таблицу целиком, по сути – весь лист. При этом и копировать следует весь лист, но, не выделяя его через столбцы или строки (долго придется выделять), а воспользовавшись специальной кнопкой, которой служит пересечение заголовков строк и столбцов таблицы.

Копирование выделением листа

Копирование выделением листа

Порядок действий таков:

  1. Выделили исходный лист Excel;
  2. Дали команду на копирование Ctrl+C;
  3. Перешли на новый лист или в новую книгу;
  4. Так же выделили его угловой кнопкой;
  5. Дали команду на вставку Ctrl+V.
Оптимальный результат копирования

Оптимальный результат копирования таблицы

При этом таблица вставится с сохранением всех настроек и будет полностью соответствовать оригиналу.

Второй вариант.

При помощи меню команды Вставить. В Excel команд на копирование-вставку данных не одна, а больше десятка. Во как! На любой случай жизни. Они доступны из выпадающего меню кнопки Вставить:

Меню команды Вставить

Меню команды Вставить

Рассмотрим, какие возможности нам предоставлены корпорацией Microsoft. Воспользуемся для примера все той же небольшой табличкой. В ней выполнено форматирование ячеек, текста и чисел, есть формула и обрамление. Посмотрим, как будет изменяться результат при копировании разными командами. Буду нумеровать кнопочки меню слева на право.

Вставка 1 – аналогична стандартной операции копирования Копировать – Вставить (Ctrl+CCtrl+V) получаем зауженную таблицу (как в начале статьи).

 Копирование Ctrl+C - Ctrl+V

Вставка 2 – вставка формул. Выполняется копирование только данных и формул. Идет потеря форматирования и оформления.

Копирование только данных и формул

Копирование только данных и формул

Вставка 3 – перенос формул и форматов чисел. Форматирование теряется.

Перенос формул и форматов чисел

Перенос формул и форматов чисел

Вставка 4 – сохранение исходного форматирования ячеек, форматов чисел и стиля таблицы. Настройки табличного поля теряются.

Копирование Ctrl+C - Ctrl+V

Вставка 5 – работает как предыдущий вариант – Вставка 4, но ещё и без рамок (обрамления ячеек).

Копирование без обрамления

Копирование без обрамления

Вставка 6 – копирование всего содержимого таблицы с сохранением ширины столбцов оригинала. Оптимальный вариант копирования!

Оптимальный результат копирования

Вставить значения 1 – осуществляется вставка только текущих значений ячеек, в том числе результатов вычислений (а не формул). На рисунке показано, что скопировались результаты в вычисляемом столбце, а не формулы. Это видно по строке формул (отмечено красным).

Копирование значений

Копирование значений

Вставить значения 2 – осуществляется вставка только текущих значений ячеек (как в предыдущем варианте — Вставить значения 1) с сохранением форматов чисел.

Вставка значений с сохранением форматов чисел

Вставка значений с сохранением форматов чисел

Вставить значения 3 – переносятся значения ячеек и их исходное форматирование. Очень похоже на вариант копирования Вставка 4, но без переноса самих формул.

Копирование Ctrl+C - Ctrl+V

Копирование без формул с форматированием

Другие параметры вставки 1 – копирование только форматирования без переноса каких-либо данных и настроек ширины таблицы.

Копирование только форматирования

Копирование только форматирования

Другие параметры вставки 2 – копирование и вставка исходника в виде рисунка. На иллюстрации по маркерам видно, что скопированный объект представляет собой  рисунок, который не привязан к столбцам (видно смещение). Он расположен над таблицей как отдельный объект.

Копирование и вставка исходника в виде рисунка

Копирование и вставка исходника в виде рисунка

Вот такие основные возможности можно применить при копировании данных и таблиц в редакторе Excel.

Кстати, нюансы копирования строк и столбцов из одной таблицы в другую рассмотрены в статье «Копирование строк между таблицами Excel«.

Для получения анонсов статей удобно воспользоваться рассылкой, подписаться на которую можно ЗДЕСЬ.