Оптимизируем таблицу Excel

Рассмотрим основные нюансы, делающие работу в редакторе таблиц Excel плодотворной. Конечно, Excel специально создан для работы с таблицами, но таблица таблице рознь.

Часто работают с «одноразовой таблицей», которая создается только для того, чтобы распечатать ее и сохранить для отображения информации в наглядном виде.

Более практично создавать «универсальную таблицу», в которой можно хранить, обновлять и обрабатывать данные для получения и анализа некоторой статистики (допустим, по продажам или кадрам) или для соблюдения актуальности данных (учет заработной платы или штатов).

Для примера рассмотрим такую таблицу (см. рис. 1), в которую занесена информация о сотрудниках и их заработной плате. Допустим, она досталась нам по наследству от другого человека и ее необходимо оптимизировать для дальнейшей работы.

Начальная таблица Excel

Исходная таблица Excel

Рис.1

Да, для корректной работы таблица должна отвечать некоторым требованиям, в частности, выдвигаемых к объектам, относящихся к реляционной модели данных (подробнее о реляционной модели данных). То есть, ещё на этапе создания таблицы следует подумать о том, чтобы редактору было удобно с ней работать. Перечислим эти требования:

1. В строках и столбцах таблицы не должно быть объединенных ячеек. Таблица должна состоять из одной верхней строки – ШАПКИ таблицы и некоторого множества строк с данными – ТЕЛА таблицы  (см. рис. 2).
Это продиктовано тем, что при наличии объединений нескольких ячеек в одну Excel не сможет понять, для каких именно ячеек пользователь применяет действие (например, сортировку). При этом он выдаст сообщение об ошибке.

Образцовая таблица Excel

Образцовая таблица Excel

Рис.2

2. В одном столбце должны содержаться только логически неделимые данные.
Так, фамилию, имя и отчество лучше разместить в разных столбцах. Это позволит отсортировать людей отдельно по фамилии, по имени и по отчеству, что невозможно, если эти данные введены в одном столбце (см. рис. 3).

Разделяем данные в таблице Excel

Разделяем данные в таблице Excel

Рис.3

3. Заголовок таблицы должен отделяться от шапки хотя бы одной пустой строкой. См. рис. 4.
Если заголовок таблицы разместить в строке, прилегающей к телу таблицы, то при некоторых операциях Excel автоматически поймет заголовок как часть таблицы, а шапку отнесет к остальным данным. Это приведет к ошибкам.

Положение заголовка в таблице Excel

Положение заголовка в таблице Excel

Рис.4

При соблюдении перечисленных выше условий в таблице можно проводить какие угодно сложные манипуляции над данными.