Заполнение ячеек Excel

excelВ этот раз я хочу рассказать о достаточно интересной возможности редактора таблиц — запоминать и потом по первому зову заполнять ячейки заранее заданным набором данных.

Давайте поясню на примере. При заполнении таблицы Excel мы, как правило, сталкиваемся с некими постоянными объектами. Например, наименованиями отделов или перечнем оборудования, которое используется, даже с названиями месяцев года. Надеюсь, понятно. Эти перечни данных указываются в таблицах при их создании. Допустим, в таблицах отчетности мы указываем месяца и названия отделов.

Если такие отчеты периодические, то при создании новой таблицы Excel можно воспользоваться старым файлом как шаблоном (с предыдущим отчетом) и заменить в нем данные. Это самый простой выход из ситуации, только не забудьте сразу сохранить файл под другим именем, а то затрете его старую версию, и ничего не останется для истории.

А вот, если отчет не стандартный или новый, то возникает вопрос о рутинном заполнении ячеек Excel данными (теми же наименованиями отделов). Их, конечно, можно скопировать из другого файла, но можно поступить по-другому, автоматизировав процесс добавления данных в таблицу.
Есть такое понятие, как пользовательские списки. Пользовательские списки Excel предназначены для облегчения ввода наборов данных, которые размещаются в смежных ячейках строки или столбца. Существует даже предустановленный набор таких списков – названия месяцев и дней недели. Можно также создавать свои списки, например тот же перечень отделов организации или другое. Рассмотрим, как это сделать.

Для того чтобы просмотреть встроенные списки данных для заполнения ячеек Excel или создать собственный список, следует в ранних версиях перейти в меню Сервис, выбрать команду Параметры и перейти на вкладку Списки, а для последних версий редактора на вкладке Файл выбрать команду Параметры Excel.
В результате откроется окно настройки параметров, в котором на вкладке Основные надо воспользоваться кнопкой Изменить списки, что приведет к вызову диалогового окна Списки (см.рис.).

Пользовательские списки Excel

Пользовательские списки Excel

Существуют два варианта создания пользовательского списка для заполнения ячеек Excel:
— непосредственный ввод элементов списка в диалоговом окне;
— импорт существующего в таблице списка Excel.

Для первого варианта необходимо в поле Списки выбрать строку НОВЫЙ СПИСОК, затем поставить курсор в поле Элементы списка и ввести поочередно элементы списка Excel, нажимая после ввода каждой записи клавишу Enter. Когда список будет введен полностью, следует нажать кнопку Добавить, после чего он будет занесен в поле Списки.

Второй вариант предполагает, что список уже имеется на листе. Чтобы его добавить, необходимо в ранее указанном окне, в поле Импорт списка из ячеек, выделить в блок диапазон ячеек (например, с перечнем отделов) со списком и нажать кнопку Импорт. Он будет занесен в списки.

Чтобы удалить уже ненужный пользователю список, его следует выделить в поле Списки и нажать кнопку Удалить.
Для изменения списка нужно выбрать его в поле Списки, затем в поле Элементы списка внести необходимые изменения и нажать кнопку Добавить.

Теперь, чтобы указать перечень отделов следует ввести в ячейку слово «Бухгалтерия» и ухватив левой кнопкой мыши боковой маркер ячейки протянуть ее по столбцу (как при нумерации строк таблицы). При этом появится перечень остальных отделов.