Выполнить копирование таблицы из Word в Excel не сложно. Для этого используют команды Копировать и Вставить, позволяющие комфортно переместить таблицу с данными целиком, или выделенную ее часть, между приложениями.
Определенная сложность возникает в том случае, когда таблица создавалась абы как или была в свою очередь откуда-то скопирована, и при ее копировании в Excel возникают лишние строки и ячейки. Ну что же, давайте разберемся в проблеме, которые препятствуют гладкому переносу.Все дело в том, что в таблице присутствует много “мусора”. Он мог быть туда набран при заполнении таблиц данными или же перенесен при копировании информации из других приложений. Как правило, деформацию таблицы вызывают знаки конца абзаца, которые забиваются по нескольку в одну ячейку. Вроде бы и на печатных машинках уже давно никто не работает, но все равно народ любит переходить с одной строки на другую кнопкой Enter. 🙂
Например, такая ситуация. В таблице присутствует столбец «Фамилия, Имя, Отчество». Чтобы эти данные красиво размещались в столбце, не сильно раздвигая его, стараются при наборе расположить их одно под другим, используя при этом кнопку Enter:
Копируем эту таблицу в Excel
Как видно, в данном случае в ячейке создано три абзаца, каждый в своей строке. В результате копирования такой конструкции в Excel мы получаем не одну ячейку, а целых три, а то и четыре, если знак абзаца стоит и после отчества.
Таблица, скопированная в Excel
Все дело в лишних знаках, которые были помещены в ячейку таблицы. Следовательно, от них необходимо избавится. Рассмотрим, как это сделать.
На самом деле ничего очень сложного тут нету, требуется только их удалить. Конечно, если это делать вручную, то можно и запариться. Для этого можно воспользоваться инструментом Word для замены символов. Подробно о нем было рассмотрено в статье Качественная очистка документа Word.
Так как нам мешал символ конца абзаца, то и удалить следует именно его. Делается это так:
- Выделяем таблицу в блок, чтобы обратиться только к ее данным.
- На вкладке Главная ленты инструментов ищем область Редактирование.
- В этой области активируем инструмент Заменить. Это можно сделать и нажатием комбинации клавиш Ctrl+H.
- В открывшемся окне устанавливаем курсор в поле Найти.
- Затем нажимаем на кнопку Больше>> и в области Заменить на кнопку Специальный. (Подразумевается выбор специального символа для замены)
- В открывшемся списке специальных символов выбираем Знак абзаца (стоит первым). При этом в поле Найти появляется его условное обозначение – «^p».
- В поле Заменит на указываем символ пробела. Если абзацы стоят в пустой ячейке, то это поле оставляем пустым, что приведет к замене указанного символа на пустоту, то есть его удаление.
Очистка документа Word
- Нажимаем на кнопку Заменить все.
- Выполнится процесс удаления специальных знаков конца абзаца по всей таблице, о чем будет выведено сообщение в специальном окне и вопрос, следует ли продолжить эту операцию для остального документа. Отказываемся, нажатием на кнопку Нет.
- Закрываем окно замены.
Очищенная таблица Word
Всё, в таблице теперь нет символов конца абзаца. Можно выполнять ее копирование в Excel без опасения. Результат будет следующий:
View Comments (41)
А перенести данные со специальными символами невозможно? У меня в ячейках текст с html тегами, и он должен оставаться в одной ячейке, а переносится в разные
Добрый день, Владимир! Очень помогли Ваши рекомендации.Следуя им, я смогла очень быстро и качественно перенести таблицу. Спасибо!!!
Спасибо, Владимир, обязательно почитаю.
Спасибо вам большое за статью, очень помогла в работе.
Здравствуйте, подскажите пожалуйста, возможно ли перенести в таблицу XL текст (01.04. ФИО №телефона страна заказ), записанный одной строкой в ворде? Например:01.04.(чтобы вставилось в первый столбец),ФИО(во второй столбец), № телефона(в третий столбец) и т.д.(по очереди, как написано в строке) всё это сделать путём копирования из ворда и вставкой в XL одной операцией?
Лина, доброго дня!
Ну, в принципе, такое возможно и зависит от доброй воли самого Excel. Если разметка, которую получает выделенный фрагмент в Word-е, хорошо ложится в структуру таблицы Excel, то такое может быть. У меня так получалось переносить фрагменты в ранних версиях Office - ХР и 2003. А если версия файла Word и таблицы Excel не совпадают, то такой перенос очень маловероятен.
Кстати, перенос данных из обычного текстового файла в Excel занимает не так уж и много времени и совсем недавно был мной описан в статье Импорт данных в Excel из текстового файла. Рекомендую взглянуть.
Все очень доступно и понятно.Благодарю.
Спасибо огромное!!!!
Подскажите, пожалуйста, можно ли связать таблицы Exсel созданные в Word (10-м) между собой? То есть что бы например в одной таблице сводились данные с двух предыдущих, как в Exel между листами или как в связанных ексел с ворд??
Анна, доброго дня! Что-то вопрос я не очень понял. Вы вероятно имели в виду связать "таблицы Exсel созданные в Office 10"? Да, почему нет.
Или "как в связанных ексел с ворд"? Ну, наверняка можно, хотя я такое не пробовал. Думаю, все дело в том, как обратиться к таблице, как прописать путь.
Добрый день. А на какой символ в Ворде менять конец абзаца, чтобы при переносе в Экс сохранилась структура документа? Грубо говоря, как Enter заменить на Alt+Enter ? Спасибо!
Тут все просто. Вызывает окно "Найти и Заменить".
В поле "Найти" указываем специальный символ "Знак абзаца" (выглядит как ^p), а
в поле "Заменить на" указываем специальный символ "Разрыв строки" (выглядит как ^l).
Символ разрыва строки (^l) при вставке из Word в Excel бьет ячейку точно так же, как знак абзаца (^p).
Есть другой способ?
Н-да, сорри. Мне кажется, что раньше, в старших версиях Office, этот вариант срабатывал. Сейчас проверил, да, как-то ничего и не подходит для такого преобразования из Word в Excel на лету.
Разрывы строк тоже надо заменять (^|)